THƯ KÝ CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG LÀM GÌ?
Đối với những người làm công trình, vị trí thư ký công trình là khá cần thiết trong lĩnh vực thi công xây dựng, đóng vai trò trung gian giữa các bên liên quan như chủ đầu tư, nhà thầu, kỹ sư và các công nhân. Công việc của thư ký công trình không chỉ đơn thuần là ghi chép hay quản lý hồ sơ, mà còn bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau để đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách suôn sẻ và hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều người vẫn thường xem nhẹ công việc này, thậm chí không cơ cấu vị trí này trong bộ máy làm việc. Hãy cùng Hưng Nghiệp Phú tìm hiểu đặc thù công việc thư ký công trình làm gì trong bài viết dưới đây nhé!
1. Thư ký công trình xây dựng làm gì?
Thư ký công trình là người cung cấp hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án ở các công trình. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm các công việc như làm giấy tờ, đặt hàng thiết bị, lập và xử lý hóa đơn, tổ chức cuộc họp và sắp xếp các chuyến du lịch, công tác cho thành viên khác trong nhóm, cập nhật tình hình hoạt động thi công… Thông thường, thư ký dự án làm việc tại văn phòng, có thể làm toàn thời gian hoặc bán thời gian, đặc biệt là tăng ca khi dự án gần đến ngày hoàn thành.
Thư ký công trình phù hợp với những người có kỹ năng tổ chức tốt, khả năng làm việc nhóm đồng thời có kỹ năng giao tiếp tốt và luôn có sáng kiến tạo động lực trong công việc. Loại hình tổ chức sẽ quyết định chính xác đến vai trò và trách nhiệm của một thư ký. Đây là công việc đòi hỏi ứng viên cần có trình độ và kỹ năng mềm tốt.
2. Mô tả công việc thư ký công trình xây dựng
Để hiểu rõ hơn về công việc của thư ký công trình, dưới đây là một bản mô tả công việc của thư ký công trình:
-
Thực hiện công tác quản trị hành chính, văn phòng trên công trường theo phân công của Giám đốc dự án / Chỉ huy trưởng: tổ chức họp, sắp xếp hệ thống giấy tờ, kiểm soát giờ giấc làm việc và thực hiện các công tác giao nhận tài liệu nội bộ, Chủ đầu tư… và các đối tác khác trên công trường;
-
Tổng hợp và phân phối hồ sơ, tài liệu, thông tin kịp thời cho các bộ phận theo chỉ đạo của Giám đốc dự án / Chỉ huy trưởng. Hỗ trợ các nhóm chức năng lưu trữ hồ sơ và các công tác văn phòng khác
-
Cập nhật báo cáo diễn biến các hoạt động ở công trường để phối hợp với các phòng ban công ty hỗ trợ cho các công trường thi công;
-
Chuẩn bị Biên bản họp, bảo quản hồ sơ theo dõi;
-
Hỗ trợ Giám đốc Dự án khi cần trong công việc dự án;
-
Theo dõi Hồ sơ Hợp đồng dự án.
-
Thực hiện các nhiệm vụ được cấp trên giao trong phạm vi công việc và quyền hạn của mình
-
Quản lý quỹ công trình và chi các khoản theo yêu cầu đề xuất từ các bộ phận khi có chấp thuận của chỉ huy trưởng.
-
Lập giải trình chi phí quỹ công trình, trình chỉ huy trưởng xác nhận chuyển cho Giám đốc Vùng, Giám đốc Khối xác nhận theo quy trình.
-
Tổ chức quản lý chặt chẽ và lưu trữ có hệ thống các hồ sơ, tài liệu liên quan tại công trường
-
Tổng hợp từ các nhân sự BCH: lập các hồ sơ chất lượng; hồ sơ nghiệm thu trình chỉ huy trưởng xác nhận trước khi chuyển về Khối Kỹ thuật.
3. Chi tiết công việc của một thư ký công trình
3.1. Quản lý hồ sơ dự án
Một trong những nhiệm vụ chính của thư ký công trình là quản lý hồ sơ dự án. Họ phải đảm bảo rằng tất cả các tài liệu liên quan, như hợp đồng, biên bản họp, báo cáo tiến độ và các giấy tờ pháp lý khác, được tổ chức và lưu trữ một cách khoa học. Việc này giúp dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết và hỗ trợ trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh.
3.2. Ghi chép biên bản và báo cáo
Thư ký công trình thường xuyên ghi chép biên bản các cuộc họp, báo cáo tiến độ thi công, và các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Những ghi chép này không chỉ là tài liệu tham khảo quan trọng mà còn giúp cung cấp thông tin kịp thời cho các bên liên quan, từ đó đưa ra quyết định phù hợp.
3.3. Hỗ trợ giao tiếp giữa các bên liên quan
Thư ký công trình đóng vai trò là cầu nối giữa các bộ phận khác nhau trong dự án. Họ thường xuyên liên lạc với kỹ sư, nhà thầu, và chủ đầu tư để cập nhật thông tin và giải quyết các vấn đề. Việc duy trì giao tiếp hiệu quả giúp tăng cường sự hợp tác và giảm thiểu hiểu lầm trong quá trình thi công.
3.4. Theo dõi tiến độ dự án
Thư ký công trình cần theo dõi tiến độ thi công và so sánh với kế hoạch ban đầu. Họ thường xuyên cập nhật các thông tin về tình trạng công trình và thông báo cho các bên liên quan về những thay đổi hoặc chậm trễ có thể xảy ra.
3.5. Quản lý tài chính và chi phí
Trong nhiều trường hợp, thư ký công trình cũng có trách nhiệm quản lý các tài liệu tài chính liên quan đến dự án. Họ có thể tham gia vào việc lập ngân sách, theo dõi chi phí và chuẩn bị các báo cáo tài chính định kỳ. Việc này giúp đảm bảo rằng dự án không vượt quá ngân sách dự kiến.
3.6. Tuân thủ quy định và quy trình
Thư ký công trình cần phải nắm rõ các quy định và quy trình liên quan đến xây dựng. Họ có trách nhiệm đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đều tuân thủ theo các quy định pháp lý và tiêu chuẩn kỹ thuật hiện hành, từ đó giảm thiểu rủi ro pháp lý cho dự án.
4. Yêu cầu của một thư ký công trình
Để trở thành một thư ký công trình chuyên nghiệp; thư ký công trình cần sở hữu một số kỹ năng sau:
- Sử dụng máy tính thành thạo: Công việc của thư ký công trình; liên quan nhiều đến sử dụng máy tính, từ trả lời email cho đến đánh máy; lập hóa đơn, cập nhật bảng tính; do đó ứng viên cần có kỹ năng công nghệ tốt để sử dụng các phần mềm mới nhanh chóng.
- Giao tiếp tốt: Thư ký thường phải tiếp đón khách hàng, trả lời điện thoại ;và giao tiếp với cấp trên, nếu không có kỹ năng giao tiếp; và tương tác tốt sẽ không thể đảm nhận công việc.
- Khả năng tổ chức: Thư ký công trình đảm nhận từ lưu trữ tài liệu; hồ sơ đến hoàn thành mọi công việc đúng thời hạn để dọn dẹp văn phòng luôn ngăn nắp. Vì vậy, kỹ năng tổ chức công việc tốt sẽ mang đến nhiều thuận lợi; và thành công cho người ở vị trí này.
- Quản lý thời gian: Thư ký công trình không chỉ chịu trách nhiệm quản lý thời gian của mình; mà còn cả thời gian của quản lý; từ việc kiểm tra lịch họp đến lịch trình trong một vài tháng tới.
- Ưu tiên công việc hiệu quả: Thư ký cần xác định nhiệm vụ nào; cần ưu tiên thực hiện trước và quản lý lượng công việc của mình; hiệu quả mà không cần sự giám sát liên tục của cấp trên.
Trên đây là một số thông tin tổng hợp lại nhằm giải đáp các thắc mắc; về việc thư ký công trình làm gì cũng như mô tả công việc cụ thể ;của loại hình công việc này. Hy vọng qua bài viết này, độc giả đã có được lượng thông tin hữu ích; và có quyết định đúng đắn nếu muốn lựa chọn làm công việc thư ký công trình.
5. Giới thiệu đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn thiết kế & thi công uy tín
Tầm quan trọng của các đơn vị thi công là không thể phủ nhận, uy tín của họ sẽ đảm bảo chất lượng và tính thẩm mỹ cho công trình của bạn. Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế và thi công để đáp ứng nhu cầu xây dựng ngày càng tăng cao tại nước ta. Do đó, việc tìm kiếm một đơn vị uy tín không phải là điều dễ dàng và đòi hỏi bạn phải dành thời gian tìm hiểu. Trong quá trình lựa chọn, bạn cần tìm hiểu thật kỹ và đảm bảo rằng đơn vị đi cùng phải có chuyên môn cao, nhiều năm kinh nghiệm, có hợp đồng ký kết rõ ràng, chi phí minh bạch,... Để giúp khách hàng tiết kiệm thời gian tìm kiếm, Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Hưng Nghiệp Phú tự tin rằng sẽ là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn.
Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Hưng Nghiệp Phú với sứ mệnh cung cấp các giải pháp và dịch vụ tốt nhất, xây dựng cộng đồng thịnh vượng cùng khách hàng, Hưng Nghiệp Phú đang từng bước khẳng định thương hiệu của mình thông qua sự hợp tác chân thành, với đội ngũ lãnh đạo có năng lực đạo đức, sáng tạo, chuyên môn cao và tầm nhìn chiến lược. Hưng Nghiệp Phú sở hữu đội ngũ nhân viên lành nghề, trình độ cao sẽ mang đến cho khách hàng những công nghệ chất lượng tốt nhất.
Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Hưng Nghiệp Phú - chuyên thi công các công trình dân dụng và công nghiệp. Chúng tôi mong muốn được đồng hành cùng khách hàng trong các dự án xây dựng cũng như các thủ tục liên tục như sơ đồ quy hoạch, xin giấy phép xây dựng, hoàn thiện thủ tục, xin cấp chứng chỉ phòng cháy chữa cháy,... Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào hoặc đang có nhu cầu thiết kế, hoàn thiện thủ tục, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!
>>> Xem thêm:
_____________________
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Facebook: Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng Hưng Nghiệp Phú (興業富)
Đường dây nóng: 1800.3368 (Miễn phí)
Trang web: xaydunghungnghiepphu.com
Gmail: kinhdoanh01@xaydunghungnghiepphu.com
Địa chỉ: Số 2034D, tổ 22, Ấp Phước Thái, P. Thái Hòa, TP. Tân Uyên, Tỉnh Bình Dương
------
Nguồn: Tổng hợp từ Internet
